RefiLogLog ind

Privatlivspolitik

Sidst opdateret: 22. marts 2026

1. Dataansvarlig

RefiLog ApS (CVR: [afventer registrering])
Email: hej@refilog.dk

RefiLog ApS er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi modtager om dig via RefiLog-platformen.

2. Hvilke oplysninger indsamler vi?

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger:

Kontaktoplysninger: Navn, email, telefonnummer, virksomhedsnavn og CVR-nummer.
Brugerdata: Login-tidspunkter, IP-adresser (til sikkerhedslogning), rolle i systemet.
Anlægsdata: Adresser, GPS-koordinater, tekniske specifikationer, servicehistorik, uploadede dokumenter og fotos.
Ejeroplysninger: Navn, email, telefon og adresse på ejere af anlæg (kunder).

3. Formål og retsgrundlag

Levering af tjenesten (GDPR art. 6, stk. 1, litra b — opfyldelse af aftale): Vi behandler dine oplysninger for at levere RefiLog-platformen, herunder brugeradministration, anlægsregistrering og journalføring.
Lovpligtig dokumentation (GDPR art. 6, stk. 1, litra c — retlig forpligtelse): Vi behandler anlægsdata for at understøtte lovpligtig journalføring iht. BEK 498, F-gasforordningen, PED-direktivet og BEK 1274.
Sikkerhed og misbrug (GDPR art. 6, stk. 1, litra f — legitim interesse): Vi logger IP-adresser og handlinger for at beskytte mod misbrug og sikre platform-integritet.

4. AI-baseret dokumentanalyse

Når du uploader et datablad til AI-analyse, sendes dokumentet til vores AI-leverandør (Anthropic / Claude API) til automatisk udtræk af tekniske specifikationer. Dokumentet behandles udelukkende med henblik på at udfylde stamdata og gemmes ikke hos AI-leverandøren efter behandling.

De udtrukne data gemmes i RefiLog med henblik på at opbygge en videnbase til fremtidig rådgivning om jeres anlæg. Du kan til enhver tid anmode om sletning af disse data.

5. Modtagere af personoplysninger

Anthropic (Claude API): Uploadede dokumenter til AI-analyse. Anthropic fungerer som databehandler.
OpenStreetMap (Nominatim): Anlægsadresser til geokodning (visning på kort). Ingen personoplysninger sendes.
CVR-registret (cvrapi.dk): CVR-nummer til opslag af virksomhedsoplysninger ved registrering.

Vi videregiver ikke personoplysninger til tredjeparter i markedsføringsøjemed.

6. Opbevaring og sletning

Personoplysninger opbevares så længe din konto er aktiv, eller så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, de blev indsamlet til. Anlægsdata og servicehistorik opbevares i overensstemmelse med lovkrav om journalføring (typisk anlæggets levetid). Sikkerhedslogs (audit trail med IP-adresser) opbevares i op til 12 måneder, hvorefter de anonymiseres.

7. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) følgende rettigheder:

Indsigtsret — Ret til at se hvilke oplysninger vi behandler om dig.
Ret til berigtigelse — Ret til at få urigtige oplysninger rettet.
Ret til sletning — Ret til at få dine oplysninger slettet (med forbehold for lovpligtig opbevaring).
Ret til dataportabilitet — Ret til at modtage dine data i et maskinlæsbart format.
Ret til indsigelse — Ret til at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse.
Ret til begrænsning — Ret til at begrænse behandlingen under visse omstændigheder.

Henvendelser om dine rettigheder sendes til hej@refilog.dk. Vi svarer inden 30 dage.

8. Cookies

RefiLog bruger udelukkende funktionelle cookies, der er nødvendige for tjenestens funktion:

Cookie
Formål
Varighed
session_token
Holder dig logget ind
24 timer

Vi bruger ingen tredjepartscookies, tracking-cookies eller analysecookies. Da vi udelukkende anvender strengt nødvendige cookies, kræves der ikke samtykke iht. cookiebekendtgørelsen (BEK 1148/2020, §4, stk. 3).

9. Sikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger, herunder krypteret transport (HTTPS/TLS), passwordless autentificering (engangskoder), rollebaseret adgangsstyring, rate limiting og fuld audit trail.

10. Klagemulighed

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
Email: dt@datatilsynet.dk
Web: www.datatilsynet.dk